RPO（採用代行）とは？業務内容や利用するメリットを紹介！

こんにちは。「TECH PLAY Branding」ライターチームです。

RPOとは企業の人材採用を成功させるための採用代行サービスで、採用アウトソーシングとも呼ばれます。

この記事では、RPOの概要、利用するメリットやデメリットについて解説します。RPOの業務内容や成功事例についても解説するので、RPOについて知りたい方は参考にしてください。

RPOの概要

RPOとは、Recruitment Process Outsourcingの略で、採用業務の代行や企業の採用活動を外部パートナーに委託することを意味します。採用計画の立案や母集団形成、応募者対応や選考、結果の通知など、採用に関するさまざまな業務を代行してくれます。

また、採用業務の全てではなく一部の業務を委託することも可能なので、自社で採用計画を立てられているが、採用活動に割くリソースが足りなかったり、コア業務など別のところへリソースを回したい場合にもRPOは効果的です。

RPOが台頭した背景

RPOが台頭した理由として、労働人口の減少によって売り手市場となり、求人倍率が1.0倍を超える状況が続いていることや人材の確保が難しくなっていることが挙げられます。

また、WebやSNSの発展による採用チャネルの多様化や、働き方改革の推進による転職希望者の増加も伴い、人事に関する業務も膨大になり担当者の負担が大きくなっているのも、RPOが台頭した背景として考えられます。

参考: 一般職業紹介状況(令和5年3月分及び令和4年度分)について

RPOが対応してくれる業務内容

RPOが対応してくれる業務内容は、各種立案や策定、採用の母集団形成、選考や面接の対応、入社前後の対応の4点です。以下でそれぞれの詳細を解説するので、参考にしてください。

各種立案や策定

RPOが対応してくれる業務として、採用計画の立案や、採用計画を達成させるための実行戦略の策定などが挙げられます。採用計画の立案にあたっては、企業の状態や事業計画などを参照しつつ、対象となる部署や人材の種類、採用する時期や人数なども決める場合が多いです。

実行戦略の策定に関しても、採用チャネルの決定や、採用市場に適切な強みやアピールポイントの洗い出し、採用にかかる費用や予算の整理など、幅広く対応してくれます。

採用の母集団形成

採用の母集団形成も、RPOが対応してくれる業務の1つです。採用の母集団形成とは採用候補者の集団を指し、応募してきた人材のほか、今後選考に参加する可能性のある人材も含まれます。目標の母集団は、筆記試験や書類、面接などの選考を行うと発生する歩留まり率を、過去のデータから逆算して決定し、目標の採用人数達成を目指します。

具体的な業務としては、求める人材に最適な求人サイトや、人材紹介会社などの選定、各種予算管理や募集活動などです。

選考や面接の対応

RPOが対応してくれる業務とし、募集者の選考や面接の対応もあります。具体的には、評価定義の決定、応募者のスクリーニング作業、書類選考、Webテストや筆記試験、適性検査などを代行してくれます。

いずれもノンコア業務でありながら、手間や時間がかかるため人事担当者の負担が大きくなりがちですが、代行することで他の業務にリソースを回せるようになります。

入社前後の対応

採用活動だけではなく、採用が決定した後の入社周りの対応もRPOは代行可能です。合格者に対する内定通知書や契約書の送付など書類関係の対応や、内定者の辞退や早期退職を予防するために、入社前のフォローアップ、入社後のケアなども行ってくれます。

複数内定承諾が多くなっている現在では、内定を出しても辞退されてしまう可能性も低くないため、充分なノウハウや知識を持ったRPOに代行を依頼することがおすすめです。

RPOの利用が向いている企業の特徴

RPOには、利用が向いている企業と向いていない企業があります。ここからは、RPOの利用が向いている企業の特徴について3つ解説します。

リソースが不足している

RPOの利用が向いている企業の特徴として、リソースが不足している状態が挙げられます。社内における人事に関する人手が足りない、人事に関して新たに人材を採用して人件費を圧迫したくない企業などです。

また、繁忙期や閑散期など、時期によって必要なリソースが変わる場合は、RPOを利用することで一時的な人手不足を解消しつつ、人件費の増加も抑えられます。

コア業務がノンコア業務に圧迫されている

コア業務がノンコア業務に圧迫されている企業も、RPOの利用が向いている企業です。採用活動に関連する事務作業など、手間や時間がかかるものの重要性が低い物をノンコア業務と呼びます。

一方で、選考や面接、最終判断といった重要性の高い業務がコア業務と呼ばれますが、ノンコア業務によってコア業務が圧迫されているのであれば、RPOを利用してノンコア業務の負担を減らすのがおすすめです。

自社の採用力に自信がない

RPOの利用が向いている企業の特徴として挙げられるのが、ノウハウや経験が少なく自社の採用力に自信がない場合です。RPOに採用業務を代行すれば、採用に関する経験やノウハウを利用できるため、ノウハウや経験の有無に関わらず一定の成果が期待できます。

RPOを利用するメリット

RPOを利用する場合、採用担当者の負担が軽減される、採用の成果が向上するなどのメリットがあります。以下で具体的に解説します。

採用担当者の負担が軽減される

RPOを利用するメリットとして、採用担当者の負担が軽減されることが挙げられます。採用業務は書類の確認や送付、メールや電話対応など、事務的な業務が時間を取られがちです。しかし、採用業務を外部委託することで人事担当者の業務負担を減らせます。

また、採用における課題の分析や洗い出し、計画や戦略の策定など重要度の高いコア業務へリソースを割きやすくなるのも利点です。

採用の成果が向上する

採用の成果が向上することも、RPOを利用するメリットの1つです。RPOは採用に関するノウハウや経験が豊富のため、労働人口の低下に伴う売り手市場で、人材を採用するのが難しい近年においても、採用力の強化が見込めます。

また、RPOを利用すれば、第三者の立場から自社の社風や求める人物像に合っている人材なのかを精査できるため、内定率の向上や採用後の離職率を下げるなどの効果が期待できます。

採用におけるミスマッチを減らせると、採用や教育などにかかった手間や時間などのほか、各種コストや人件費などの金銭面でも利点が多いです。

RPOを利用するデメリット

RPOを利用する場合、メリットだけでなくデメリットもあります。懸念点も把握したうえで導入を行えば問題が起きにくいため、事前に把握しておきましょう。

ノウハウを蓄積できない

RPOを利用するデメリットとして、ノウハウを蓄積できない点が挙げられます。採用業務を第三者が代行するため、自社の採用担当者が業務を経験できずノウハウが貯まりにくくなります。

対策として、採用業務を任せきりにするのではなく、要所で擦り合わせや確認を行い、採用に関するデータや傾向などを蓄積するのがおすすめです。

ミスマッチが起きる可能性がある

RPOに採用業務を代行してもらうと、デメリットとしてミスマッチが起きる可能性があります。情報や方針の共有が上手くできていないと、求めている特徴を持っていない人材や、自社の社風と合っていない人材を採用してしまうなど、ミスマッチが発生する可能性が高まります。

そのため、RPOに採用業務を任せきりにするのではなく、採用したい人材の特徴や方針の定期的な共有、採用状況や進捗などを確認して認識の相違がないように取り組むのがおすすめです。

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この記事では、RPOの概要や台頭した背景、対応してくれる業務内容や利用が向いている企業の特徴、利用するメリットやデメリット、成功事例などについて解説してきました。
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